Les trois rôles de base
- Caissier : vend, encaisse, ouvre et clôture sa caisse, réceptionne du stock, fait les ajustements et les inventaires (numéros de série compris), applique le tarif d'un client, encaisse avec les points fidélité, prépare les retours (validés par un gérant). Pas de remises, de changement de prix, de mouvements d'espèces ni de réglages.
- Gérant : tout, sauf ce qui est réservé au propriétaire. La double authentification est obligatoire.
- Propriétaire : tout, toujours — y compris nommer un autre propriétaire, les durées de conservation des données, ajouter un magasin ou une caisse, les prix par magasin et le tableau de bord en ligne. Le magasin garde toujours au moins un propriétaire actif : le propriétaire ne peut jamais perdre l'accès.
Les rôles personnalisés
Un magasin plus grand veut parfois un caissier qui fait les retours mais pas les remises, ou un chef de caisse qui sort des espèces sans toucher au catalogue. Le propriétaire crée ces rôles sur le tableau de bord en ligne › Équipe › Rôles des caisses : un nom, puis les droits à cocher, rangés par domaine (vente, retours, caisse, catalogue, stock, clients, rapports, réglages…). Un rôle personnalisé a exactement les droits cochés. Un nouveau rôle part de ceux du caissier (réceptionner du stock, ajustements et inventaires, compter les numéros de série, appliquer un tarif client, encaisser avec les points) : le propriétaire en ajoute, ou en retire pour un rôle plus restreint qu'un caissier — par exemple un vendeur qui ne réceptionne pas le stock. Vendre et ouvrir ou clôturer sa caisse restent permis à tous. Les droits réservés au propriétaire ne s'y cochent pas.
Sans un droit, la caisse masque le bouton et refuse l'action même si elle est demandée autrement (« Votre rôle ne permet pas cette action »).
Le rôle se donne à un membre dans Équipe › Accès › Rôle (rubrique Rôles personnalisés), sur la caisse ou sur le tableau de bord. Il se donne à un compte de niveau caissier ; un gérant et le propriétaire gardent leurs droits. La carte Rôles personnalisés d'Équipe montre ce que chaque rôle permet.
- Un rôle qui donne au moins un droit de plus qu'un caissier demande la double authentification à la connexion, comme un gérant.
- Une validation (retour, échange, annulation d'un pourboire, IMEI non vérifié, paiement en points au-delà du seuil) ne peut être donnée que par quelqu'un qui a ce droit : la liste du gérant ne montre que ces personnes.
- Un membre qui a le droit Ajouter et gérer l'équipe ne peut donner — ni créer avec Ajouter un membre — qu'un compte caissier ou un rôle dont il a lui-même tous les droits, et ne touche ni aux gérants ni au propriétaire. Il lui faut donc les droits du caissier pour créer un caissier.
- Seul le propriétaire crée ou nomme un autre propriétaire (droit « Nommer ou retirer un propriétaire ») : un gérant ajoute des caissiers et des gérants, jamais un propriétaire.
Sans internet, et quand un rôle change
Les rôles arrivent sur chaque caisse avec la synchronisation de l'équipe. Sans internet, la caisse applique la dernière version reçue. Quand le propriétaire change les droits d'un rôle, les personnes qui l'ont doivent se reconnecter : la caisse applique alors les nouveaux droits.
Rôle supprimé : ses membres redeviennent caissiers sur toutes les caisses à la synchronisation suivante ; donnez-leur un autre rôle si besoin. Si une caisse reçoit la suppression avant la fiche d'un membre, la liste Équipe l'affiche un moment « Caissier (rôle « … » supprimé) ». Un rôle donné sur une caisse qui ne l'a pas encore reçu vaut aussi caissier jusqu'à la synchronisation suivante.
Chaque changement — rôle créé, droits modifiés, rôle donné ou retiré, rôle supprimé — est inscrit au journal d'audit de la caisse et au journal du tableau de bord, avec le nom du rôle à ce moment-là.