Rapports café — Aide LePOS

À quoi ça sert

Avec le pack café, Rapports café détaille l'activité du café en quatre onglets : Ventes (ce qui se vend, quand et comment, comparé à la période précédente), Cuisine (le temps de préparation), Pertes (ce qui est retiré après l'envoi en cuisine, les remboursements, les ruptures) et Marges (ce que rapportent les articles vendus avec une recette). Réservé au propriétaire et aux gérants. Il complète le Rapport du jour sans le remplacer : les montants sont les mêmes.

Choisir la période

Aujourd'hui, Hier, 7 derniers jours et Ce mois-ci s'affichent tout de suite.
Pour une autre période, choisissez Du et Au puis Afficher (366 jours au plus). La ligne Période affichée rappelle les dates des chiffres à l'écran.
Les journées suivent l'heure du magasin (le fuseau est indiqué sous le titre), comme la journée de caisse. Une vente compte le jour de la vente, un retour le jour du retour.
Imprimer imprime l'onglet ouvert. Chaque tableau a son bouton CSV ; Séparateur : point-virgule pour Excel en français, virgule sinon. Le CSV contient toutes les lignes, même quand l'écran n'en montre qu'une partie.
Si le message « … lignes n'ont pas pu être détaillées » s'affiche, ces lignes restent comptées dans les totaux mais manquent dans le détail. S'il revient, signalez-le au support LePOS.

Ventes : les chiffres du haut

Commandes : le nombre de commandes café. Avec le pack café, chaque encaissement de la caisse en est une, paniers d'épicerie compris ; une commande complétée par un ajout (voir Cuisine et remise des commandes) compte une fois, et son ticket moyen additionne ses ventes.
Ticket moyen : le montant moyen encaissé par commande, avant retours.
Articles par commande : le nombre moyen d'articles. Une formule compte pour un article, et un produit pesé pour un article quel que soit son poids.
Net après retours : les ventes moins les retours de la période, toutes taxes comprises.

Comparer avec la période précédente

Sous chaque chiffre du haut, la flèche et le texte donnent l'écart avec la période précédente de même longueur, alignée sur les mêmes jours de la semaine : un jeudi est comparé au jeudi d'avant, une semaine à la semaine d'avant, « Ce mois-ci » (par exemple du 1er au 14) aux deux semaines d'avant. Pour une période qui ne fait pas un nombre entier de semaines, la période précédente est reculée du nombre de semaines entières juste au-dessus (30 jours sont comparés aux 30 jours qui finissent 35 jours plus tôt) : chaque jour garde son jour de la semaine.

L'écart est donné en valeur (+12 commandes, −18,67 de ticket moyen) et en pourcentage. Quand la période précédente était à zéro, le pourcentage est remplacé par « — », mais l'écart reste affiché. avant rappelle la valeur de la période précédente.
La ligne Comparé au … – … donne les dates de la période précédente et l'écart des ventes TTC.
Le CSV résumé contient aussi la période précédente, l'écart et le pourcentage (case vide quand il n'a pas de sens).
Si la page affiche La comparaison est indicative, les deux périodes n'ont pas le même nombre de jours de ramadan, ou l'heure légale n'était pas la même : lisez la section sur le ramadan plus bas.

La réconciliation avec le Rapport du jour

La ligne Ventes − retours = net donne les mêmes montants que le Rapport du jour sur la même période, au centime près. Les Rapports café comptent toutes les ventes, épicerie et échanges compris, pour que les deux rapports tombent juste. Si les deux ne donnent pas le même net, vérifiez d'abord que la période est la même.

Ventes : les tableaux

Ventes par produit : quantité, ventes, retours et Net TTC de chaque produit, remises déduites. Dont en formule : la part vendue dans une formule. L'écran montre les 100 premiers produits ; le CSV les donne tous. Le total de la colonne Net TTC est le net du haut.
Options choisies : combien de fois chaque option a été prise et retournée (une option prise ×2 sur 3 cafés compte 6 fois). Suppléments (prix carte) : le prix de l'option sur la carte, avant remises ; ce montant n'est pas ajouté au total (il est déjà dans le prix des produits). « dont … à prix forcé » : des lignes dont un gérant a changé le prix ; aucun supplément n'y est compté. Une réduction (supplément négatif) apparaît en négatif.
Formules : formules vendues, ventes, retours et net. Leurs articles figurent aussi dans les produits : n'additionnez pas les deux tableaux.
Par poste : ventes par poste de préparation (cuisine, bar), selon le poste au moment du paiement de la commande. Hors cuisine : articles qui ne passent par aucun poste. Sans commande : ventes sans commande café (épicerie, échanges). Non attribué : lignes dont le poste n'a pas pu être retrouvé.
Par mode : sur place, à emporter, livraison, et Sans commande, chacun avec son nombre de commandes, son net et son ticket moyen.
Heures de pointe : les ventes de chaque heure de la journée, à l'heure du magasin. Pic : l'heure qui a rapporté le plus.

Jours et heures

Le tableau Jours et heures croise le jour de la semaine (colonnes, du lundi au dimanche) et l'heure (lignes) : chaque case donne le nombre de ventes, ou le montant TTC avec le bouton du même nom. Plus la case est foncée, plus il y a de ventes, mais c'est le chiffre qui fait foi ; la case la plus chargée est en gras et nommée au-dessus du tableau.

Le jour est celui de la journée comptable de la vente : une vente de 0 h 30 après une soirée du vendredi compte le vendredi, à la ligne 00h.
Ce sont des totaux sur la période, retours non déduits, comme les heures de pointe. Sous chaque jour, « 2 j » rappelle combien de fois ce jour tombe dans la période : un samedi compté deux fois pèse naturellement plus.
Seules les heures où il y a eu au moins une vente sont affichées. Le CSV donne les 7 × 24 cases.
Le tableau devient parlant à partir de deux ou trois semaines de données.

Cuisine : les temps de préparation

Les temps sont mesurés sur l'écran cuisine, ou sur la caisse pour un poste à imprimante quand Reçu et Prêt y sont touchés (voir Cuisine et remise des commandes), de l'envoi de la commande à Prêt. Une commande compte le jour où elle a été prise.
Temps de préparation : « habituel » est le temps du milieu (la moitié des commandes vont plus vite) ; « 9 commandes sur 10 en moins de … » n'apparaît qu'à partir de 10 commandes mesurées. Le nombre de commandes mesurées est toujours indiqué à côté.
Détail sépare Envoi → Reçu en cuisine et Reçu en cuisine → Prêt, seulement quand le cuisinier appuie sur Reçu en cuisine.
Les pastilles reprennent les seuils de l'écran cuisine : moins de 5 min, 5 à 10 min (attention), 10 min et plus (en retard).
Sans prêt : commandes jamais passées à Prêt. Prêt sans Reçu en cuisine : Prêt touché directement. Modifiées après prêt, Annulées, Rappels (commandes ramenées à l'écran après Prêt) et Bascules vers l'imprimante (l'écran ne répondait pas, le ticket est parti sur papier ; le motif est indiqué).
Un poste qui imprime ses tickets sur papier n'a pas de temps, sauf pour les commandes passées à Reçu ou Prêt sur la caisse : « Poste en mode imprimante : pas de données Reçu en cuisine / Prêt sur la période ». Ses commandes sont comptées comme « non mesurées », jamais comme 0 minute. Il en va de même des commandes passées sur papier après une bascule.

Pertes : ce qui part après l'envoi en cuisine

Retiré ou annulé après envoi en cuisine : les articles enlevés d'une commande déjà envoyée en cuisine, par produit. Le Type dit ce qui s'est passé : Annulé (commande annulée), Retiré (article enlevé ou quantité baissée), Remplacé (options, note ou formule changées), Déplacé (passé à un autre poste, rien n'est perdu), Remboursé. Derniers événements montre le détail (commande, poste, motif, heure) ; au-delà de 500 événements, la liste complète est dans le CSV.
La valeur estimée est calculée au prix de la commande, hors remises du ticket, et seulement pour Annulé et Retiré. C'est une estimation de ce que l'article valait à la vente, pas son coût : le coût des ingrédients perdus est dans Recettes et coûts › Pertes (voir Recettes et coûts). Les remplacements, déplacements et remboursements ne sont pas valorisés.
Remboursements café : les remboursements de la période, par raison, avec leur total.
Ruptures de stock : par jour et par produit, combien de fois il a été mis en rupture et remis en vente, et l'heure de la première rupture.

Marges : la marge réalisée

L'onglet Marges montre, pour chaque produit vendu avec une recette (voir Recettes et coûts) :

CA net HT : les ventes hors taxes, remises déduites, moins les retours de la période.
Coût comptabilisé : le coût des ingrédients réellement déduit à chaque vente, au coût moyen du moment, options choisies comprises, moins ce que les retours ont remis en stock. Ce n'est pas le coût d'aujourd'hui : un lait acheté plus cher la semaine dernière ne change pas le coût des cafés vendus avant.
Marge et Marge réalisée (%) : CA net HT moins coût comptabilisé.
Marge théorique aujourd'hui (%) : celle de la page Recettes et coûts, calculée avec la recette, le coût et le prix d'aujourd'hui et les options par défaut. Écart (points) : la différence entre les deux. Un écart vient des options choisies (un lait d'amande coûte plus cher), des remises, ou d'un coût qui a changé depuis les ventes.
Les pertes ne sont pas déduites (articles préparés puis retournés, annulations en cuisine, casse, offerts) : elles sont dans Recettes et coûts › Pertes, au coût.
Une ligne dont un ingrédient n'avait pas de coût connu au moment de la vente est exclue du tableau et comptée à part, comme les lignes sans recette (épicerie, produits sans recette). La note sous le tableau donne leur nombre et leur montant HT : avec elles, on retrouve le CA net HT de l'onglet Ventes. Pour réduire les exclusions, saisissez un coût à la réception de chaque ingrédient.

Comparer des périodes : attention au ramadan

Pendant le ramadan, les horaires et les habitudes changent (peu de ventes dans la journée, un pic après le ftour). Une période qui couvre tout ou partie du ramadan ne se compare pas à une période ordinaire : le ticket moyen, les heures de pointe, les jours et heures et les temps de cuisine n'y ont pas le même sens. La page le signale quand les deux périodes comparées n'ont pas le même nombre de jours de ramadan ; les dates sont approximatives (calendrier calculé ; au Maroc, le mois commence à l'observation de la lune, souvent un jour plus tard). Comparez plutôt avec la même période de l'année précédente, ou regardez les jours du ramadan à part. Il en va de même des jours de l'Aïd.

Les rapports suivent l'heure légale du magasin à la date de chaque vente, changements d'heure compris : une vente de 21 h reste à 21 h. Si l'heure légale n'était pas la même sur les deux périodes, la page le signale aussi.