À quoi ça sert
Dans un magasin de téléphones ou d'électronique, chaque appareil est unique. Un produit suivi par numéro de série enregistre le numéro de chaque article : à la réception, à la vente, au retour, au transfert et à l'inventaire. Vous savez ainsi à tout moment où est un appareil, à qui il a été vendu et jusqu'à quand il est sous garantie. Les autres produits ne changent pas.
Activer le suivi sur un produit
Catalogue › le produit (vendu à la pièce) › Suivi par numéro de série :
- Numéro de série : lettres, chiffres et - / . _ (64 au plus) ;
- IMEI (téléphone) : 15 chiffres ; le dernier est un chiffre de contrôle, vérifié à la saisie — une faute de frappe est signalée (voir IMEI non vérifié ci-dessous).
Garantie (mois) : facultatif, de 1 à 120 ; elle part du jour de la vente et s'imprime sur le ticket avec chaque numéro. Le réglage se fait aussi dans l'espace propriétaire et arrive sur toutes les caisses.
Un produit suivi par lot ne peut pas l'être aussi par numéro de série.
IMEI non vérifié
Si le dernier chiffre d'un IMEI ne correspond pas, vérifiez d'abord la saisie (un chiffre mal tapé). Certains appareils authentiques, reconditionnés ou importés, ont pourtant un chiffre de contrôle hors norme. À la réception (stock ou commande fournisseur) et à l'inventaire, la caisse propose alors de l'accepter :
- saisissez le motif (obligatoire, par exemple « IMEI vérifié sur la boîte et dans les réglages du téléphone ») ;
- un gérant ou le propriétaire accepte directement ; un caissier touche Demander la validation : un gérant saisit son code PIN et son code d'authentification sur la caisse (valable pour ces IMEI et ce motif seulement).
L'appareil est alors marqué IMEI non vérifié dans le stock, la recherche par numéro, sur le ticket, la facture et dans l'espace propriétaire ; l'acceptation (IMEI, motif, qui l'a validée) est inscrite au journal d'audit. Ensuite l'appareil se vend, se rend et se transfère comme les autres, sans nouvelle validation. Un IMEI non vérifié qui n'a jamais été reçu ici reste refusé à la vente (c'est une faute de frappe).
Désactiver le suivi retire de la liste les numéros encore en stock dans ce magasin (le stock ne change pas). Si vous le réactivez, refaites Compter les numéros avant de vendre.
Recevoir les appareils
Stock › le produit › Réception : scannez le numéro de chaque appareil, un par ligne ; la quantité est le nombre de numéros. Pareil pour une réception de commande fournisseur. Un numéro déjà en stock, en transit ou vendu est refusé (un appareil vendu revient par le retour de sa vente).
Les appareils déjà en stock avant d'activer le suivi n'ont pas de numéro : ils ne se vendent pas tant qu'ils ne sont pas comptés. Faites Compter les numéros (ci-dessous).
Vendre
Touchez le produit ou scannez son code-barres : la caisse demande le numéro de l'appareil vendu (scan ou saisie, ou choix parmi les numéros en stock). Scanner directement l'IMEI imprimé sur la boîte ajoute l'appareil avec son numéro. Chaque numéro doit être en stock dans ce magasin et ne peut être qu'une fois sur le ticket ; Ajouter un appareil en ajoute un autre, la croix en retire un.
Le ticket, la facture et le bon de livraison impriment IMEI : … (ou N° série : …) et Garantie jusqu'au ….
Retour et échange
Dans Ventes et retours, le retour d'un appareil se fait par numéro : cochez exactement les appareils rendus, parmi ceux vendus sur ce ticket et pas encore rendus. L'appareil revient en stock et pourra être revendu. Un échange fonctionne de même : les appareils rendus par numéro, les nouveaux par numéro. Une vente avec numéros de série se rend sur la caisse qui l'a faite.
Transfert entre magasins
Dans Transferts, cochez les numéros des appareils envoyés : ils sont en transit. À l'arrivée, le magasin qui reçoit coche les appareils reçus en bon état et ceux abîmés (perte de ce magasin, jamais en stock). Un appareil envoyé mais jamais reçu (réception terminée avec un manque) n'est plus en transit : s'il est retrouvé dans le magasin qui l'a envoyé, faites Compter les numéros.
Plusieurs caisses dans un magasin
Chaque caisse connaît les appareils qu'elle a reçus. Pour vendre sur la caisse du comptoir un appareil reçu sur une autre caisse du magasin, transférez-le d'abord vers cette caisse (Transferts, destination : la caisse). Dans l'espace propriétaire, un appareil reçu ou vendu sur deux caisses est signalé À vérifier.
Inventaire : compter les numéros
Stock › le produit › Compter les numéros : scannez chaque appareil présent en rayon. Les numéros absents de la liste sortent du stock (manquants), les nouveaux y entrent ; le stock devient le nombre de numéros. Une perte ou une casse se fait dans Ajustement, en cochant l'appareil concerné.
Retrouver un appareil
Numéros de série : tapez ou scannez un numéro (ou ses derniers chiffres) → le produit, où est l'appareil, son achat (fournisseur, date), sa vente (date, ticket, client), la fin de garantie (Sous garantie ou Garantie expirée) et tout son historique. Dans l'espace propriétaire, Numéros de série cherche dans tous les magasins.