الغاية
في متجر الهواتف أو الإلكترونيات، كل جهاز فريد. المنتج المتتبَّع بالرقم التسلسلي يسجّل رقم كل قطعة: عند الاستلام والبيع والإرجاع والتحويل والجرد. فتعرف في كل لحظة أين يوجد الجهاز، ولمن بِيع، وإلى متى يسري ضمانه. لا يتغيّر شيء في باقي المنتجات.
تفعيل التتبّع على منتج
المنتجات › المنتج (يُباع بالقطعة) › التتبّع بالرقم التسلسلي:
- رقم تسلسلي: حروف وأرقام و- / . _ (64 على الأكثر)؛
- IMEI (هاتف): 15 رقمًا، آخرها رقم تحقّق يُفحص عند الإدخال، فيُنبَّه إلى أي خطأ في الكتابة (انظر IMEI غير متحقَّق منه أسفله).
الضمان (بالأشهر): اختياري، من 1 إلى 120؛ يبدأ من يوم البيع ويُطبع في الوصل مع كل رقم. يمكن ضبطه أيضًا في فضاء المالك فيصل إلى جميع الصناديق.
المنتج المتتبَّع بالحصص لا يُتتبَّع أيضًا بالرقم التسلسلي.
IMEI غير متحقَّق منه
إذا كان الرقم الأخير من IMEI غير مطابق، فتحقّق أولًا مما كتبته (رقم مكتوب خطأً). غير أن بعض الأجهزة الأصلية، المجدَّدة أو المستورَدة، رقم تحقّقها غير معياري. عند الاستلام (المخزون أو طلبية المورد) وعند الجرد، يقترح الصندوق حينئذ قبوله:
- اكتب السبب (إلزامي، مثلًا «تحقّقتُ من IMEI على العلبة وفي إعدادات الهاتف»)؛
- يقبله المسير أو المالك مباشرة؛ أما أمين الصندوق فيلمس طلب المصادقة: يكتب المسير رمزه السري ورمز التحقق في الصندوق (صالحة لهذه الأرقام وهذا السبب فقط).
عندها يُعلَّم الجهاز IMEI غير متحقَّق منه في المخزون، وفي البحث بالرقم، وفي الوصل والفاتورة، وفي فضاء المالك؛ ويُسجَّل القبول (IMEI والسبب ومن صادق عليه) في سجل التدقيق. بعد ذلك يُباع الجهاز ويُرجَع ويُحوَّل كغيره، دون مصادقة جديدة. أما IMEI غير المطابق الذي لم يُستلَم هنا قط فيبقى مرفوضًا عند البيع (فهو خطأ في الكتابة).
إيقاف التتبّع يُخرج من اللائحة الأرقام التي ما تزال في مخزون هذا المتجر (لا يتغيّر المخزون). إذا أعدت تفعيله، فأعد عدّ الأرقام قبل البيع.
استلام الأجهزة
المخزون › المنتج › استلام: امسح رقم كل جهاز، رقمًا في كل سطر؛ الكمية هي عدد الأرقام. والأمر نفسه عند استلام طلبية مورد. يُرفض رقم موجود في المخزون أو في الطريق أو مبيع (الجهاز المبيع يعود عبر إرجاع بيعه).
الأجهزة الموجودة في المخزون قبل تفعيل التتبّع بلا رقم: لا تُباع حتى تُعدّ. استعمل عدّ الأرقام (أسفله).
البيع
المس المنتج أو امسح رمزه الشريطي: يطلب الصندوق رقم الجهاز المبيع (مسحًا أو كتابةً، أو اختيارًا من الأرقام المتوفرة). مسح IMEI المطبوع على العلبة مباشرةً يضيف الجهاز برقمه. يجب أن يكون كل رقم متوفرًا في هذا المتجر، ولا يرد في الوصل إلا مرة واحدة؛ إضافة جهاز تضيف جهازًا آخر، والعلامة × تزيل جهازًا.
يطبع الوصل والفاتورة ووصل التسليم IMEI: … (أو الرقم التسلسلي: …) والضمان إلى غاية ….
الإرجاع والاستبدال
في المبيعات والمرتجعات، يكون إرجاع الجهاز برقمه: حدّد بالضبط الأجهزة المُرجَعة من بين ما بيع في هذا الوصل ولم يُرجَع بعد. يعود الجهاز إلى المخزون ويمكن بيعه من جديد. والاستبدال كذلك: الأجهزة المُرجَعة برقمها والجديدة برقمها. البيع الذي يحمل أرقامًا تسلسلية يُرجَع في الصندوق الذي سجّله.
التحويل بين المتاجر
في التحويلات، حدّد أرقام الأجهزة المرسَلة: تصبح في الطريق. عند الوصول، يحدّد المتجر المستلم الأجهزة التي وصلت سليمة والتالفة (خسارة لهذا المتجر، لا تدخل المخزون أبدًا). الجهاز المرسَل الذي لم يُستلَم قط (استلام انتهى بنقص) لم يعد في الطريق: إذا وُجد في المتجر الذي أرسله، فاستعمل عدّ الأرقام.
عدة صناديق في متجر واحد
يعرف كل صندوق الأجهزة التي استلمها. لبيع جهاز استُلم في صندوق آخر من المتجر على صندوق الكونتوار، حوِّله أولًا إلى هذا الصندوق (التحويلات، الوجهة: الصندوق). في فضاء المالك، يُشار إلى الجهاز المستلَم أو المبيع في صندوقين بـللتحقّق.
الجرد: عدّ الأرقام
المخزون › المنتج › عدّ الأرقام: امسح كل جهاز موجود في الرفّ. الأرقام الغائبة عن اللائحة تخرج من المخزون (ناقصة)، والجديدة تدخله؛ ويصبح المخزون عدد الأرقام. الضياع أو الكسر يُسجَّل في تسوية بتحديد الجهاز المعني.
العثور على جهاز
الأرقام التسلسلية: اكتب رقمًا أو امسحه (أو أرقامه الأخيرة) ← المنتج، ومكان الجهاز، وشراؤه (المورد، التاريخ)، وبيعه (التاريخ، الوصل، الزبون)، ونهاية الضمان (ساري الضمان أو انتهى الضمان) وكل تاريخه. في فضاء المالك، يبحث الأرقام التسلسلية في جميع المتاجر.